Fiche métier :
Assistante de Direction

Fiche métier d'assistante de direction

Les missions d’un Assistant ou une Assistante de Direction

Si vous aimez jongler avec différentes missions, que vous êtes parfaitement organisé(e) et que vos talents de communication ne sont plus à prouver, alors le métier dassistant de direction – ou attaché de Direction – est fait pour vous !

L’assistant ou assistante de direction a résolument un rôle clé, prépondérant et indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, que ce soit dans un contexte français et/ou international. En effet, il ou elle prend en charge le secrétariat et l’organisation d’un service ou d’un ou plusieurs directeurs. Son quotidien dépendra en grand partie du type d’entreprise dans laquelle il ou elle évolue (taille, secteur, etc.).

Les fonctions de cet “office manager” sont donc très diverses. Une grande polyvalence est donc indispensable ainsi qu’une grande capacité à savoir communiquer de manière hiérarchique ou transversale. L’assistant ou l’assistante de direction prend en charge le filtrage et la gestion des appels téléphoniques, la gestion des agendas (qui peuvent être complexes et mouvants), la gestion des mails, la frappe des courriers/documents divers et présentations/notes/comptes rendus, l’organisation des réunions, l’organisation des déplacements en France ou à l’étranger, la préparation des réunions/conseils d’administrations/assemblées générales, la création et le suivi des dossiers, la coordination avec les services généraux afin d’assurer le bon fonctionnement du service ou du département dont il/elle a la charge. Il ou elle est responsable de mettre à jour les indicateurs/tableaux de bord et les procédures internes. De ce fait, ce salarié multitâches suit également le budget du service avec le contrôle des bons de commandes et des factures correspondantes.

Dans certaines sociétés type PME, l’assistante de direction prend en charge la gestion des services généraux (sélection des fournisseurs et/ou prestataires de services), passation des commandes, suivi des stocks …), elle endossera plus à ce moment-là la fonction d’Office manager.

Enfin, sur certains postes au sein d’une direction générale, l’assistant ou assistante de direction peut prendre en charge une partie ou la totalité de l’assistanat personnel du directeur.

Quelles sont les compétences requises d’un Office Manager ?

L’assistant de direction, ou assistant manager, ou office manager, doit maîtriser dans la plupart des cas l’anglais à l’écrit comme à l’oral. Bien souvent les entreprises cherchent un “Office Manager Anglais Courant”.

L’assistant de direction est de plus en plus amené à optimiser les coûts des frais généraux, aussi les chiffres ne doivent pas le rebuter et la parfaite maitrise du pack office est bien sûr indispensable (dont Excel et les fonctions avancées). Il ou elle doit également savoir prendre des notes en écriture rapide (méthode speedwriting) en remplacement de la sténographie. L’assistant ou l’assistante de direction a bien entendu un niveau d’orthographe parfait et de réelles compétences rédactionnelles. Concernant son savoir-être, il ou elle doit être doté(e) de vrais talents de communication, mais également d’une extrême discrétion et avoir un sens aigu de l’organisation qui lui permet de jongler entre ses différentes tâches et de les prioriser.

Quel Cursus – Formation pour devenir assistant(e) de direction ?

Pour assurer cette fonction complète, vous pouvez vous diriger vers un Bac+2 type BTS Assistant de manager, ou Support à l’action Managériale ou bien un DUT en Gestion des entreprises et des administrations (GEA). Un diplôme supplémentaire type bac+3/4 est souvent apprécié, peu importe la spécialité : littéraire, communication, gestion, juridique, ressources humaines…).

Les débouchés sont divers et nombreux. Un assistant manager ou assistante de direction efficace est un véritable atout dans une entreprise quelle que soit sa taille. Il ou elle peut vite représenter un véritable bras droit pour le dirigeant.

Quels sont les évolutions professionnelles d’un ou d’une assistante de direction ?

La profession d’assistant manager tend également à se développer et surtout à se spécialiser. Les entreprises recherchent désormais des candidats dotés de compétences techniques notamment en matière de reporting d’activité et de gestion des coûts, en ce qui concerne les frais généraux.

Également, selon le profil de l’entreprise, l’assistant de direction suit souvent l’évolution de son N+1 et s’élève tout naturellement dans la hiérarchie.

Quelle rémunération pour l’assistant manager ?

La fourchette de rémunération est très large sur cette fonction, puisqu’elle dépend du type d’entreprise, du secteur, des missions, etc. Un profil débutant sans anglais pourra se voir offrir un poste aux alentours de 24 KE. Mais la moyenne du marché se situe pour un profil expérimenté (5/7 ans d’expérience) avec l’anglais soit un assistant manager anglais courant entre 30 et 40 KE. Il n’est pas rare de dépasser les 50 KE pour des profils très expérimentés en assistanat de direction générale.

 

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