Fiche métier :
Assistant Administratif Polyvalent

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENT(E)

Véritable couteau suisse, l’assistant.e administratif.ve polyvalent.e est un métier où l’on ne s’ennuie pas, et qui fait office de liaison entre l’entreprise et tous ses partenaires. Polyvalence, organisation, efficacité et discrétion sont de mises pour mener à bien ses nombreuses missions.

Qu’est-ce qu’un Assistant Administratif Polyvalent ?

Un Assistant Administratif Polyvalent possède un champ d’actions vaste, puisqu’il peut aussi bien évoluer dans une entité publique que dans une structure privée :

  • Une PME & PMI
  • Un grand groupe
  • Une collectivité territoriale
  • Un établissement de soins
  • Une administration publique…

Son rôle est d’être l’intermédiaire entre l’entreprise qu’il représente et les différents interlocuteurs, comme les clients ou les fournisseurs. C’est pourquoi le profil recherché doit posséder une polyvalence, un bon sens du relationnel et une flexibilité avancée.

Ce poste présente l’avantage de bénéficier de missions et interlocuteurs très variés, et donc d’éviter la routine, avec un niveau de salaire attractif pour de jeunes diplômés et également très évolutif tout au long de la carrière. Cependant, les responsabilités sont cruciales, et il faut savoir faire face à la pression pour ce métier souvent peu valorisé, car beaucoup d’actions se font dans l’ombre.

Quelles sont les missions d’un Assistant Administratif Polyvalent ?

Les missions d’un Assistant Administratif Polyvalent sont très variées, et vont dépendre de la taille et la structure de l’entreprise. Il faut savoir que plus la société est petite, plus larges seront ses activités. Il est souvent le relai entre l’entreprise et l’externe, il gère l’accueil physique, téléphonique et s’occupe de recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques reçus.

L’Assistant Administratif Polyvalent a également un rôle de traitement de textes qui consiste à rédiger des courriers, ou à la relecture. Il travaille principalement sur informatique et gère et actualise régulièrement la base d’informations de l’entreprise, mais a également la tâche d’enregistrer et saisir tous types de données informatiques utiles à l’entreprise. Il est le garant de la bonne gestion de l’agenda des équipes en prenant et organisant les rendez-vous, mais aussi en assurant la préparation et l’organisation logistique des réunions.

Et enfin, l’Assistant Administratif Polyvalent peut se voir confier des tâches logistiques en s’occupant du suivi de certaines commandes, mais également des tâches liées à la gestion administrative et la facturation.

Quelles sont les compétences requises pour un poste d’Assistant Administratif Polyvalent ?

Un Assistant Administratif Polyvalent est avant tout un couteau suisse, très précieux pour toute structure, peu importe sa taille.

Que ce soit lors d’une visite ou bien d’une conversation téléphonique, l’Assistant Administratif Polyvalent est très souvent le premier contact entre les tiers et les membres de l’entreprise. Il est donc primordial pour celui ou celle qui occupe ce poste d’avoir une présentation irréprochable, ou du moins à l’image de l’entreprise qu’il représente, mais faire preuve également d’une élocution impeccable.

Du fait d’un nombre de tâches larges et diverses, il doit faire preuve d’un très bon sens de l’organisation, et une capacité à faire et gérer de façon organisée plusieurs choses en même temps. Également, il sait se montrer discipliné et discret, tout en entretenant un bon relationnel avec tous les services de la société et les personnes extérieures.

Tout en utilisant les procédures administratives adéquates, l’Assistant Administratif Polyvalent doit bénéficier de réelles techniques de secrétariat :

  • Une dactylographie fluide
  • Une sténotypie maitrisée
  • Des prises de notes organisées
  • Une écoute active pour enregistrer toutes les informations

En plus de faire preuve d’une excellente communication orale, l’Assistant Administratif Polyvalent doit démontrer des compétences parfaites en expression écrite, tout en mettant à profit le vocabulaire professionnel adéquate. Ce poste demande une très bonne connaissance des logiciels de bureautique, nécessaires à la gestion quotidienne de toutes les missions.

Et enfin, dans le cas d’une société qui aurait des clients internationaux, l’Assistant Administratif Polyvalent doit avoir la capacité à communiquer avec eux, dans leur langue, ou bien en anglais.

Comment devenir Assistant Administratif Polyvalent ?

Les exigences de formation pour accéder à un poste d’Assistant Administratif Polyvalent vont dépendre du profil de l’employeur. Au sein d’une petite structure, il est possible d’atteindre ce type de poste en n’ayant validé simplement un baccalauréat, agrémenté de plusieurs années d’expérience. Les baccalauréats suivants sont privilégiés :

  • Baccalauréat professionnel Secrétariat
  • Baccalauréat professionnel Gestion et Administration
  • Baccalauréat techno Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG)

Pour des structures d’entreprises plus importantes, il sera privilégié des profils ayant validé des Bac+2 ou Bac+3, où les postes sont accessibles aux jeunes diplômés :

  • Bac+2 :
    • BTS Assistant de direction
    • BTS Assistant Manager, assistant de direction pour les PME & PMI
    • BTS Assistant de gestion de PME & PMI
    • BTS Assistant secrétaire trilingue
    • DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
    • DUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO)
  • Bac+3 :
    • Licence Pro Management des organisations, spécialité : attaché de gestion dans une structure de direction

Quelles sont les évolutions professionnelles du métier d’Assistant Administratif Polyvalent ?

A la suite du poste d’Assistant Administratif Polyvalent, l’employé peut endosser plusieurs autres titres, en fonction de l’employeur. Il aura la possibilité de basculer vers des métiers similaires tels que Assistant de direction ou Assistant Administratif.

Après une certaine expérience au sein de l’entreprise, et ayant une connaissance globale de celle-ci et de ses services, l’Assistant Administratif Polyvalent expérimenté peut prétendre à un poste de Chef de Projet.

Quelle est la rémunération d’un Assistant Administratif Polyvalent ?

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte dans la rémunération d’un Assistant Administratif Polyvalent :

  • Ancienneté
  • Structure de l’entreprise
  • Nombre d’années d’expérience

Tous ces paramètres vont permettre de déterminer le salaire, qui se situe généralement entre 22k€ et 25k€ brut annuel en début de carrière, et pouvant s’élever jusqu’à 35k€ brut annuel une quinzaine d’années après la prise de poste.

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