5 astuces pour savoir gérer les urgences et la pression au travail

Que vous ayez à gérer de grands projets complexes ou non, vous serez confronté(e) à des missions urgentes dans votre travail. Il est nécessaire de les reconnaitre pour ensuite définir ses priorités, puis gérer ces taches sans se laisser déborder ou affecter par la pression. Plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ?

Les missions urgentes peuvent nous déstabiliser, même si certains d’entre nous ont plus de facilités à gérer la pression au travail que d’autres. Mais avant toute chose : une urgence, qu’est-ce que c’est ? Comment distinguer l’urgent de l’important ? Et ensuite, comment s’organiser pour rester à la fois réactif(ve), productif(ve) et serein(e) ?

Kara vous donne ici 5 astuces pratiques pour apprendre à gérer les urgences et la pression au travail.

1. C’est quoi une véritable urgence ?

Les tâches urgentes sont des missions qui doivent théoriquement être traitées immédiatement. Elles ont des échéances imminentes et vous demandent de réagir rapidement. Mais est-ce vous qui avez décrété que cette tâche était urgente ou est-ce votre responsable ou votre patron ? Le cas échéant, il ne faut pas hésiter à demander plus de précisions : quel est le délai maximal ? Pour quelle heure/date ? En effet, “urgent” est une notion quelque peu subjective.  Le fait de demander des précisions et une réponse claire est normal, cela vous permettra ensuite de mieux gérer votre temps et vos priorités.

2. Distinguer l’urgent de l’important

Une mission urgente n’est pas forcément importante, autrement dit qu’elle apporte de la valeur à votre business ou à votre employeur.  Voilà pourquoi distinguer l’important de l’urgent est primordial pour être productif(ve) ! Car une mission urgente peut ne pas être véritablement importante. Cette étape consiste donc à voir si les tâches qui nécessitent une attention immédiate sont aussi lourdes de conséquences si elles ne sont pas effectuées rapidement. On pense par exemple à un dépassement du délai client, dépassement des délais de publication, de livraison, etc.

Vous l’aurez compris, les tâches urgentes ET importantes sont donc de haute priorité.

Posez-vous simplement quelques questions avant de commencer :

• Cette tâche est-elle importante ou urgente, les deux ?
• Si c’est urgent, quand doit-elle être terminée ? Combien de temps cela va-t-il me demander ?
• Puis-je travailler sur les tâches urgentes après avoir progressé sur la tâche la plus importante ? En parallèle ?

Votre objectif ici est de catégoriser votre to do list. Ces questions ne sont qu’un modèle de départ, vous pouvez les modifier en fonction de vos propres besoins. Ainsi, vous serez en mesure de mieux organiser votre temps (et donc votre journée) et d’améliorer votre efficacité. Vous verrez, cela deviendra vite une habitude !

3. Bien organiser son agenda

Tout le monde n’a pas une to do list ! Bien souvent, on travaille au grès des missions et évènements de la journée, de façon intuitive, sans se soucier de l’importance des tâches sur lesquelles on travaille. Ce système peut d’ailleurs très bien fonctionner en fonction de votre métier – un(e) documentaliste, un chargé(e) d’accueil et un(e) chef de projet n’auront certainement pas les mêmes impératifs. Pourtant, savoir établir des priorités peut vous servir un jour ou l’autre ! D’abord, cela permet d’être plus attentif(ve) au travail que vous faites mais surtout cela vous permet de mieux organiser votre agenda. Apprendre à organiser ses différentes missions dans son calendrier permet d’avoir une vision claire de la charge de travail à réaliser : c’est reposant pour l’esprit. Prévoyez également des plages libres.

Vous verrez : vous deviendrez plus productif(ve) ! De quoi dégager du temps pour des activités moins importantes, qui vous procurent plus de plaisir ou que vous mettez toujours de côté mais que vous n’avez jamais le temps de faire.

4. Savoir (et oser !) dire non

Bien souvent, dire non, surtout à son supérieur, c’est compliqué. On ne voudrait pas qu’il ou elle pense que l’on est fainéant…Pourtant, nous ne sommes pas des machines et il est normal d’avoir des limites. Si vous sentez que vous ne pourrez pas respecter une deadline, dites-le. Soyez assertif(ve), expliquez simplement les raisons qui vous poussent à refuser cette mission, quitte à proposer une alternative : par exemple, un délai supplémentaire, qu’un(e) collègue vous vienne en aide, expliquer que si vous travaillez sur ce dossier, vous ne pourrez pas travailler sur un autre, etc. C’est une forme de négociation.

5. Comprendre et gérer ses émotions

Certains collaborateur(rice)s ont tendance à se mettre la pression plus que d’autres. Or être organisé(e) et savoir prioriser son travail permet au contraire de travailler de façon plus productif(ve), et être ainsi capable de faire face aux urgences avec plus de calme.

Si vous sentez le stress monter malgré tout, essayez de savoir si cela est vraiment justifié : vous a-t-on vraiment demandé quelque chose à faire en urgence ou…aimez-vous travailler ainsi ? Ce sont deux choses différentes.

Enfin, si vous êtes sujet(te) aux trop plein d’émotions, soyez d’abord indulgent(e) et bienveillant(e) envers vous-même. Oui, le travail peut être source de stress ! Ensuite, prenez le temps de vous calmer en apprenant à respirer. La respiration est en effet un puissant outil anti-stress. On peut pratiquer la respiration consciente absolument partout, même sur le lieu de travail, notamment via des exercices de respiration abdominale et de cohérence cardiaque pour respectivement chasser les angoisses et réguler ses émotions.

Et vous, que faites-vous pour mieux gérer les urgences ? Utilisez-vous aussi ces astuces ? D’autres ? Partagez vos expériences.