Assistant administratif H/F

Missions

Vos principales missions seront les suivantes:

Secrétariat courant :
– Accueil téléphonique (renseignements, transfert des appels)
– Traitement du courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission, envoi)
– Traitement des courriels de l’accueil
– Rédaction de courriers, de comptes rendus de réunions d’équipe…
– Organisation des déplacements professionnels (réservation d’hôtels, salles, etc.)
– Gestion et suivi des fournisseurs et fournitures en lien avec l’assistant.e de gestion
– Classement, archivage des documents fédéraux

Suivi des dossiers administratifs :
– Mise à jour des bases de données fédérales (adhérents, diplômes, etc.)
– Saisie des dossiers relatifs aux adhésions, agréments, sessions de formation
– Préparation des documents relatifs aux adhésions, agréments, formations
– Envoi des documents aux écoles (licences, carte d’exercice, attestations d’agrément, documents de communication…)
– Réalisation de tâches administratives ponctuelles en fonction du développement des projets

Suivi des instances fédérales :
– Envoi des convocations aux instances, suivi des présences et gestion des pouvoirs
– Organisation logistique des réunions d’instances (hébergements, déplacements, salles…)
– Finalisation et diffusion des documents d’instances (émargements, cahiers d’instances, votes, pouvoirs, comptes-rendus)
– Tenue à jour des registres d’instances
– Tenue à jour du tableau de relevé de décisions
– Tenue à jour du tableau des présences aux instances

Participation aux projets fédéraux :
– Participer aux instances, évènements et autres projets fédéraux selon les besoins

Une formation sera donnée.

Poste basé à Montreuil,  à pourvoir rapidement en CDI .

Rémunération annuelle brute comprise entre 26 et 27 keuros.

TR, 1 journée de télétravail par semaine.