7 conseils pour rédiger un mail professionnel

Depuis 2020 et la crise sanitaire, la messagerie instantanée s’est développée au sein des entreprises. Cela veut-il dire pour autant qu’il faut oublier les mails professionnels ? La réponse est non. Moins formel qu’un courrier, mais plus qu’un message sur Slack ou Microsoft Teams, il est important de soigner le fond et la forme pour qu’il soit efficace. Voici 7 conseils pour vous aider à mieux rédiger vos mails professionnels.

Soignez l’objet du mail

Vous en êtes certainement déjà témoin, un mail peut vite passer à la trappe au milieu des vingt autres reçus dans la journée. Il faut que vous donniez envie à votre interlocuteur de l’ouvrir et lui spécifier le sujet clairement, mais sans trop en dire. Les détails doivent se trouver à l’intérieur de votre mail, et il faut l’inciter à l’ouvrir.

Dans tous les cas, ne laissez jamais cette case vide, c’est le meilleur moyen pour qu’il ne soit jamais ouvert. Privilégiez un objet en quelques mots faisant référence au dossier, au client ou à une vente. Par exemple : « Dossier  123abc – Discussion du partenariat ». Et bien sûr, évitez le terme « URGENT », sauf si c’est réellement le cas, car il n’aura plus d’impact au bout de la 10^ème fois.

Choisissez une formule d’appel appropriée

Vous devez prendre en compte votre relation avec votre interlocuteur, afin d’adapter votre formule d’appel en début de mail. Si c’est un collègue de votre service ou votre directeur, vous n’emploierez pas les mêmes termes. Il est toujours mieux de personnaliser la formule avec le nom ou le prénom, afin d’éviter de laisser penser à un mail groupé.

Vous pouvez débuter votre mail de différentes façons telles que « Bonjour Monsieur Dupont », « Bonjour Sophie », pour quelqu’un de votre entreprise. Un « salut » est évidemment acceptable pour un collègue dont vous êtes proche.

Enfin, pour une personne d’une autre entreprise que vous ne connaissez pas ou peu, privilégiez le « Madame Dupont » ou « Madame, Monsieur » lorsque vous prospectez, qui laisse une certaine distance pour un 1^er échange.

Rédigez un mail clair, synthétique et qualitatif

Lorsque votre destinataire ouvre votre mail, il doit avoir envie de le lire. Rendez le agréable pour l’œil, avec un déroulé logique. Commencez par choisir un style et une taille de police uniformes pour la totalité de votre mail. Essayez de mettre en avant les idées principales en créant différents paragraphes et en fluidifiant la lecture avec du texte en gras pour les idées importantes. Si votre mail est long, cela permettra de réduire l’effort visuel de votre interlocuteur.

Votre texte doit suivre une logique, et la technique de l’entonnoir permettra au lecteur d’assimiler petit à petit les informations. Commencez par les sujets dans leur globalité, puis amenez des détails plus complexes ensuite.

Et surtout, bannissez le langage sms et les abréviations (sauf si c’est un jargon lié à votre entreprise), vous éviterez les incompréhensions.

Incitez le destinataire à vous faire un retour

Vous devez faire en sorte que le destinataire de votre mail vous réponde. Que vous ayez envoyé une demande ou de simples informations, accuser réception de votre mail vous assure qu’il l’a lu. Pour l’inciter à vous faire un retour, évitez les évidences qui peuvent en être pour vous mais pas pour tout le monde.

Il peut cependant être mal vu d’exiger clairement une réponse, c’est pourquoi vous devez être plus subtile en le faisant comprendre. Contentez-vous d’ajouter une phrase appelant à un retour de type : « Le dossier est actuellement en stand-by, je pourrai le transmettre après votre confirmation ».

Personnalisez la formule de politesse

Tout comme pour la formule d’appel, vous ne pouvez pas vous adresser de la même manière à un collègue, un client ou votre supérieur hiérarchique. Il est aujourd’hui dépassé d’utiliser de longues phrases telles que « Veuillez croire, Madame, Monsieur, … ». Privilégiez des formules plus courtes, adaptées à votre interlocuteur.

Lorsque vous connaissez le destinataire, vous pouvez user de formules types « bonne journée », « bonne semaine ». Et n’hésitez pas à les adapter en fonction de la période de l’année telle que « Je te souhaite un bon été ».

Pour quelqu’un de moins proche, un simple « Cordialement » ou « Bien cordialement » peut faire l’affaire.

Optimisez votre signature mail et joignez les documents nécessaires

Si vous travaillez dans une PME ou grande entreprise, vous aurez en général dès votre arrivée votre signature préparée par le service informatique. Dans d’autres cas, créez-la vous-même, c’est toujours plus professionnel que votre simple nom en bas du mail. Il existe de nombreux sites et logiciels aujourd’hui qui vous permettent d’en créer une et de la télécharger gratuitement.

Pensez à joindre tous les documents pouvant être nécessaires à la compréhension de votre mail. Cela vous évitera le fameux 2^nd mail « Avec la pièce jointe, c’est mieux ».

Relisez vous avant d’envoyer

Un conseil qui peut paraître bête et évident… mais ce n’est pas pour autant que vous le faites à chaque fois ! Pris par le temps, parfois pour un mail de quelques lignes, on imagine que tout est clair et sans faute.

Prenez 3 minutes pour relire votre mail, afin de corriger les éventuelles fautes d’orthographe qui vous feront perdre en crédibilité, ainsi que la structure qui doit vous sembler claire.  Ensuite, vérifiez l’adresse pour vous assurer que vous écrivez à la bonne personne. Enfin, un dernier check-up sur l’objet, les formules d’appel et de politesse et les pièces jointes.

Tout y est, vous pouvez cliquer sur « Envoyer » !