Assistant de département PI H/F

Missions

Au sein du département Propriété Intellectuelle (PI), vos missions seront les suivantes:

• Une assistance financière : saisie des bons de commande après demande de devis et facturation (prestataires, abonnements) ; suivi semestriel du rapprochement commandes-factures ; commandes des fournitures (suivi du budget) ; commandes pour événements internes et externes ; gestion des stocks de papier dont celui à en-tête et enveloppes, etc.

• Organisation des voyages et assistance aux personnes du département de Paris lors de leurs déplacements, puis saisie des notes de frais ; gestion logistique lors des symposiums à l’étranger (devis, réservation salle, etc.).

• Aide à l’organisation des différents événements : organisation des voyages et agendas lors des visites de collaborateurs basés à l’étranger.

• Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants en ce compris une dizaine de stagiaires 2 fois par an (demandes de badge, matériel informatique et bureau, planning d’intégration, etc.).

• Anticipation des besoins du département : gestion du courrier avec tableau de suivi (également par coursier, DHL, Fedex, AR, etc.) ; tenue des plannings hebdomadaires de présence ; mise à jour de l’annuaire du département, etc.

• Gestion des locaux et lien avec les équipes IT et des services généraux sur l’ensemble des problématiques rencontrées au quotidien.

• Archivages des dossiers (Paris) sur place et chez Locarchives et, sur demande, rapatriement desdits dossiers – tenue à jour d’un fichier de suivi.

• Classement des contrats du département (Paris) – tenue à jour d’un fichier de suivi.

• Tenue à jour d’un fichier de suivi des preuves d’usage placées au coffre.

• Assistance administrative aux membres de l’équipe de Paris dont mailings et mise à jour des contacts, légalisation, destructions de contrefaçons, photocopies, etc.

• Soutien à la Direction du département en l’absence de l’assistante personnelle du Directeur.

Poste: mission d'intérim de 3 mois, renouvelable.

Rémunération annuelle comprise entre 38 et 45 k€ en fonction de l'expérience + prime de CP mensualisée + prime de fin de contrat.